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浅谈项目沟通的重要作用
文章来源:中国工程项目管理网   作者:   上传时间:2014-12-17    阅读:2783
 

    项目沟通管理的目的是使项目组内部成员和项目干系人能及时、准确地得到他所需要的信息,并能正确地理解相关信息,为项目的目标实现提供保证,起到协调多方关系的润滑剂作用。项目管理的核心是项目经理,项目经理要花费75%-90%的时间用来沟通,那么沟通管理就是项目管理中的润滑剂。

   良好的沟通机制和沟通技巧是项目各干系人之间思想交流的重要保障。通常,有效的项目沟通管理,使全体项目组成员的思想高度统一、步伐协调一致、一起行动听指挥、各项资料版本统一。因此,项目沟通是项目管理的一个重要组成部分,是体现项目管理沟通能力和管理能力的知识体系,也是项目管理成功与否及执行好坏程度的一个关键问题。沟通建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通、意见交流,将许多独立的个人、团体、组织贯通起来,成为一个整体。信息沟通是人的一种重要的心理需要,是人们用以表达思想、感情与态度,寻求  同情与友谊的重要手段。畅通的信息沟通,可以减少人与人的冲突,改善人与人、人与班子之间的关系。

  项目是以项目组为单位进行的临时性、独特性和渐进明细性的努力,所以,沟通分为组内沟通、组外沟通、组内与组外沟通。项目组内的沟通主要指项目组成员内部的交流沟通。为了让项目组每个成员都能很好地领会项目的目标和下一步计划,让每位成员都清楚自己的任务和责任,项目经理必须保持与项目组成员的日常沟通,听取每位成员的工作心得及其工作进展情况,激励项目组成员的工作积极性。项目组外的沟通主要是与用户之间的交流和沟通:此类沟通的目的是,使用户及时了解项目进展情况,保证项目按照计划和用户要求的方向推进,使用户认同项目的进度并建立预期。除了平时的口头沟通,项目经理负责根据项目管理规范中的沟通计划(比如双方定期的工作进展报告、交流),反映项目实施中出现的问题,并与用户协商解决方案;正式提出需要用户提供的支持或配合事项及需要用户确定的业务流程等。在现场时,我们每周都会与用户进行周例会总结工作、制订计划,并配合解决工作中遇到的相关问题。

  沟通的具体形式和做法:

  ①随时的交流与沟通:对于重大的工程,会不定期地或在每天下班后进行一次针对当天工作情况的小沟通,时间较短,通常在十几分钟内,目的是为了及时发现项目中出现的问题,并讨论解决措施。一个项目涉及到的各种未知和target=_blank>风险因素很多,需要协调的事情也多。项目经理的任务之一就是做好沟通和交流。这样的沟通以用非正式的口头沟通居多,有些时候也需要书面沟通和正式的口头沟通。

  ②定期的状态评审会议:每周项目组内部有一个定期交流会,主题是互相交流一周内的工作进展情况;分析已经出现和潜在的target=_blank>风险与问题;总结项目实施中取得好的经验,以保证每一位项目成员在项目中都能发挥出良好的作用。特别是在项目开始和首尾阶段,开会的频率要高一些,可以是一周多次,根据具体的项目而定。在项目执行过程中,一般一周一次就可以了。

  每周的例会邀请用户相关各部门的领导参加,有决定权的领导的出席,交流会才有效果。我们应积极进行协调,主动邀请用户主持此类的会议。通过增进与用户的沟通,分散和降低项目实施的风险,保证项目最终的顺利割接和验收。所有与用户之间的交流沟通、项目组内部每周的例行沟通都要列入会议纪要,并统一作为项目管理的文档输出一部分。

  ③与上级主管的沟通:除了定期的周报和月报,项目经理应与上级主管保持随时的交流与沟通。如果发生突发事件或重要情况,项目经理应立即与上级主管联系,使问题得到

及时反映和解决。

  ④沟通前,经理人员要弄清楚作这个沟通的真正目的是什么?要对方理解什么?漫无目的的沟通就是通常意义上的唠嗑,也是无效的沟通。确定了沟通目标,沟通的内容就围绕沟通要达到的目标组织规划,也可以根据不同的目的选择不同的沟通方式。

   ⑤项目沟通的方式多种多样:可采取面对面沟通、电话沟通、电子邮件沟通、传真沟通或书面报告等多种方式。电子邮件、项目管理软件等现代化工具的确可以提高沟通效率,拉近沟通双方的距离,减少不必要的面谈和会议。沟通是信息的传递,也是相互之间加深了解的桥梁,作为项目经理,必须掌握一定的沟通方法和技巧。

  ⑥沟通是人与人之间交流的方式。主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在项目中,我们极力提倡主动沟通,尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时,主动沟通不仅能建立紧密的联系,更能表明你对项目的重视和参与,会使沟通的另一方满意度大大 必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时,主动沟通不仅能建立紧密的联系,更能表明你对项目的重视和参与,会使沟通的另一方满意度大大提高,对整个项目非常有利。

 


 

 
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